La dématérialisation est le fait de ne plus utiliser le support papier pour le transport de l’information. La fonction du papier dans une transaction commerciale est de transporter d’une part, l’information imprimée et d’autre part, d’attester de l’authenticité de l’autorité qui a signé le document papier. Ces deux fonctions de transport de l’information et de signature par des moyens électroniques étant aujourd’hui totalement opérationnels, il n’est plus nécessaire de faire du papier le support exclusif des formalités d’une manière générale et du commerce extérieur en particulier.
Le terme « dématérialisation » est emprunté à l’anglais « paperless ». Son importance dans les processus du commerce extérieur est devenue capitale..
Aujourd’hui, nous remarquons que le monde de l’entreprise ainsi que la vie quotidienne sont tous les deux impactés par la dématérialisation. En effet, actuellement, la plupart de nos tâches peuvent être réalisées à travers un ordinateur. De plus, les contraintes du support papier n’ont plus leur raison d’être avec le support numérique.
Selon Mme Binta T. NDIAYE, Chef de département des Opérations à GAINDE 2000, la dématérialisation vise à offrir à une organisation, administration ou clients, un environnement de travail et de traitement sans papier. En effet, selon elle, elle repose généralement sur une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.).
Cette méthode est d’autant plus efficace dans les processus de pré dédouanement qui sont très peu compris du grand public. Devant cet état de fait, Mme Bineta T. NDIAYE explique le process de collecte et de traitement électronique des formalités de pré dédouanement. Selon elle, les formalités de pré dédouanement ne sont rien d’autre qu’une collecte de l’ensemble des documents justificatifs d’une opération en Douane.
Avant 2004 c’était une épreuve très fastidieuse, sachant que la collecte physique des documents avait beaucoup d’aléas tels que la perte de temps, les retards sur les délais de traitement et de délivrance etc…
En 2011, cette procédure de pré dédouanement a été entièrement dématérialisée au grand bonheur des opérateurs économiques. Avec le Guichet Unique électronique, ORBUS, qui est fonctionnel depuis 2004, ils peuvent, de leur bureau, collecter l’ensemble de leurs documents justifiant leur opération et par le même canal les transmettre directement au bureau de Douane traitant tout en respectant les délais de performance fixés avec l’ensemble des acteurs du guichet unique (Banques, Assurances, Cotecna, administrations …).
Aujourd’hui, le système d’ORBUS a été conçu pour faciliter les formalités de pré dédouanement par des échanges électroniques entre les différents intervenants. Il permet la facilitation des échanges commerciaux avec une rationalisation et une sécurisation des opérations dans toute la chaîne de dédouanement. ORBUS repose sur un encadrement juridique avec l’application de la loi n° 2008-08 du 25 janvier 2008 sur les transactions électroniques et 2008 sur la protection des données à caractère personnel.
« le maillon fort du système ORBUS reste son organisation humaine, logistique, interne et externe » selon Mme Bineta T. NDIAYE. D’ailleurs, poursuit-elle « comme stipulé dans notre politique qualité et sécurité de l’information, la satisfaction des exigences clients et la prise en compte des besoins de toutes les parties intéressées constituent des exigences.Par ailleurs, des rapports des performances globales sont élaborés tous les mois et partagés avec l’ensemble de nos partenaires. Des enquêtes de satisfactions sont produits régulièrement avec une organisation annuelle de cadre d’échanges avec nos partenaires.
